Généralement, l’ERP ou PGI est un logiciel spécifique permettant à une entreprise donnée de gérer efficacement l’ensemble des processus de ses opérations principales. Notamment, il peut être intégré à l’aide de ses diverses fonctionnalités, et couvrant au moins deux principes spéculatifs (dont de construire des applications informatiques, et de définir l’ensemble des actions par le biais du moteur de Workflow). Mais qu’est-ce qu’un ERP / PGI ?
ERP / PGI : Qu’est-ce que c’est ?
Le Progiciel de Gestion Intégrée (PGI) est traduit en anglais ERP (ou Enterprise Resource Planning, signifiant planification des ressources d’un entreprise). Le ministère de l'Économie, de l’Industrie et des Finances le définit comme un progiciel qui contient différents modules de gestion, les gère dans la même application et peut répondre à tous les besoins commerciaux de l'entreprise. Il est généralement admis que l'ERP couvre au moins trois fonctions principales d'une entreprise (par exemple, la finance, la gestion des ventes ou la gestion de la production). Le livre « Processus métier et SI, modélisation, évaluation et implémentation » clarifie davantage cette définition, en soulignant que le cœur de l'ERP repose sur une base de données centrale pour garantir l'unicité des informations. Par conséquent, l'ERP vise à traiter les problèmes causés par les systèmes d'information avec incohérence, redondance ou problèmes de communication. Il permet d’apporter donc des précisions supplémentaires, en émanant la solution d’un unique éditeur.
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Pourquoi utiliser un ERP / PGI ?
En effet, l'organisation de l'entreprise a complètement changé comme l'explique Philippe Norigeon (un enseignant) : on passe d'une forme de « verticalisation » de l'organisation par fonction (production, commerce, comptabilité, etc.) à une forme de gestion horizontale de l'organisation (la chaîne d'approvisionnement est désormais exécutée à travers plusieurs fonctions) et être plus orientée client, les données doivent donc être gérées de manière unifiée et centralisée. De ce fait, avec sa base de données unique, l'ERP semble être en mesure de répondre aux attentes des gestionnaires de services. D'une part, ils sont confrontés à des demandes réactives. Et d'autre part, lorsqu'ils ne sont pas équipés d'ERP, ils s'appuient sur un système d’informations accommodé de plusieurs actions qui ne communiquent pas entre elles. Par ailleurs, le PGI a comme objectif principal de permettre aux responsables et aux collaborateurs se fixer sur leur métier et surtout sur leur business, à l’aide d’une solution efficace couvrant leurs activités principales afin qu’ils puissent être accompagnés au cours de l’évolution.
ERP / PGI : Ses fonctionnalités et avantages
Etant des solutions logicielles modulaires ou globales, l’ERP/PGI est une méthode adaptée à tout type d’entreprise, la permettant de procurer des avantages répondant à ses besoins. En effet, les éditeurs des solutions PGI offrent principalement un panel de fonctionnalités très large dans le but d’aider les responsables à améliorer leurs activités principales. En outre, ces éditeurs de logiciel ERP proposent 4 modules de gestion proposés, dont : la gestion commerciale (gestion des ventes, des achats, stocks et gestion de relation client ou CRM), la gestion de production (les déclinaisons et nomenclatures, les gammes opératoires, le calcul des besoins nets ou CBN, les ordres de fabrications, la planification des ressources ou MRP, et la traçabilité et suivi de qualité), la comptabilité (comptabilité générale, analytique et auxiliaire, les déclarations de TVA, la gestion des divers paiements, le rapprochement bancaire, et le fichier des écritures comptables), et BI & Reporting.
Notamment, l’ERP présente beaucoup d’avantages spécifiques. Il assurera l’unicité du système d’information, en éliminant les risques de doublons et en prévenant ceux d’erreurs. Il est aussi un vecteur de productivité permettant de mettre à jour les données de l’entreprise en temps réel et d’automatiser les différentes tâches. Ceci permet donc un gain de temps. L’ERP optimise les processus de gestion de l’entité concernée (surtout la communication entre les services existants), puis il maîtrise les coûts (en analysant ses comptes en délai réduit). Par conséquent, c’est une utilisation évolutive, vu qu’il est constitué d’une association de modules.